Opistolautakunta
Pöytäkirja 04.04.2024/Pykälä 19

OPIST 04.04.2024 § 19  

48/00.01.02.01/2023  

Valmistelija Kansalais- ja musiikkiopiston rehtori Pirjo Ikkala, puh. 040 585 1519

Päätös Hyväksyttiin.

Esittelijä Kansalais- ja musiikkiopiston rehtori Ikkala Pirjo

Päätösehdotus Opistolautakunta hyväksyy maksutapaohjeen tarkennuksen selostuksen mukaisesti. Tarkennettu ohje tulee voimaan 1.8.2024 alkaen.

Selostus

Aiemman maksutapaohjeen tarkennuksen jälkeen käyttöön on otettu myös Edenred, joten ohjeet koskevat nyt kolmea järjestelmää: Smartum, ePassi ja Edenred. Opiston verkkosivuilla oleviin maksuohjeisiin on jo lisätty Edenred.

Koska kurssimaksujen korotus 1.8.2024 alkaen on aiempia korotuksia suurempi, on kohtuullista lisätä tarkennus (lihavoitu teksti) ohjeen kohtaan 5:

5. Laskutuksen jälkeen meille toimitettuja Smartum-, ePassi- tai Edenred-maksuja emme hyväksy, vaan opiston lähettämä lasku on maksettava. Mikäli asiakas maksaa omatoimisesti mobiilimaksuna kurssimaksun laskutuksen jälkeen, Smartum-, ePassi- tai Edenred-maksua ei huomioida eikä sitä palauteta. Virheellisesti henkilöstöedulla maksetun summan voi tällöin kuitenkin käyttää jonkin toisen kurssin maksuun saman lukuvuoden aikana. Maksun on katettava koko kurssimaksu.

 Oheisaineistona tarkennettu maksutapaohje kokonaisuudessaan.

OPIST 26.01.2023 § 8 

Valmistelija Kansalais- ja musiikkiopiston rehtori Pirjo Ikkala, puh. 040 5851 519

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.

Esittelijä Kansalais- ja musiikkiopiston rehtori Ikkala Pirjo

Päätösehdotus Opistolautakunta hyväksyy maksutapaohjeen tarkennukset selostuksen mukaisesti.

Selostus

Opistolautakunnan on tarpeen edelleen tarkentaa Smartum- ja ePassi-maksuohjetta, koska opiston ilmoittautumispuhelinnumero ei voi ottaa vastaan viestejä. Ohjeiden kohdan 4 loppuun tarvitaan lisäys, että kuvakaappaus maksutapahtumasta on lähetettävä opiston toimistoon sähköpostitse osoitteeseen kansalaisopisto(at)keuruu.fi.

Sähköiseen ilmoittautumisjärjestelmään on edellisen tarkennuksen jälkeen tehty myös seuraavat lisäykset:

-          Ilmoittautumislomakkeen maksutapaehtoihin (Smartum, ePassi) on lisätty kehotus lukea ilmoittautumisehdot.

-          Ilmoittautumisjärjestelmän automaattisesti lähettämään ilmoittautumisvahvistukseen on lisätty teksti: "Jos valitsit maksutavaksi Smartum tai ePassi, luithan ohjeet, jotka rastitit hyväksytyiksi? Ohje löytyy myös osoitteesta opistopalvelut.fi/keuruu."

-          Ohjeiden kohtaan 3 on lisätty "Maksa kurssi vasta kun sen alkaminen on varmistunut."

Aiempi käsittely opistolautakunnassa:

"OPIST 25.11.2021 § 41

Opistolautakunta on päättänyt 7.3.2019 § 38 työnantajien myöntämien liikunta- ja kulttuurietujen käyttämisestä kurssimaksujen maksu välineinä seuraavasti:

""Opistolautakunta päättää, että kansalaisopiston kurssimaksujen maksuvälineenä voi käyttää Smartum- ja ePassi -järjestelmiä 1.8.2019 alkaen. Smartumilla tai ePassilla maksavien on ilmoitettava maksutapa kurssi-ilmoittautumisen yhteydessä ja suoritettava maksu 14 vrk kuluessa kurssin alkamisesta tai etukäteen laskutettavan lyhytkurssin kyseessä ollessa 5 vrk ennen kurssin alkua. Jos kurssimaksu on jo ehditty laskuttaa, kurssia ei voi enää maksaa Smartum ja ePassi -maksuvälineillä.

Opisto pystyy ottamaan vastaan vain niitä maksuvälineitä, joiden käsittelyyn opistolla on riittävät tekniset laitteistot. Maksukäytännöistä tiedotetaan syksyllä lukuvuoden 2019-2020 opinto-ohjelmassa sekä opiston nettisivulla.""

Tämän päätöksen perusteella kansalaisopiston opinto-ohjelmassa ja netti-ilmoittautumisohjeissa annetaan Smartumilla tai ePassilla maksamisesta seuraavat ohjeet, jotka netti-ilmoittautujan on rastitettava luetuksi ja hyväksytyksi, jotta ilmoittautuminen kirjautuu järjestelmään:

SMARTUMILLA TAI EPASSILLA MAKSAMINEN

1. Työnantajien tarjoamat verottomat henkilöstöedut ovat henkilökohtaisia, joten niillä voi maksaa vain oman kurssimaksun, ei esim. perheenjäsenen maksua.
2. Maksun pitää kattaa koko kurssimaksu. Emme lähetä osalaskuja, eikä toimistoon voi maksaa käteisellä. Kansalaisopistolla ei ole maksupäätettä. Opettajat eivät ota vastaan Smartum- tai ePassimaksuja.
3. Ilmoittautuessasi valitse maksutavaksi Smartum tai ePassi.
4. Toimita Smartum-setelit tai maksa kurssi ePassilla opiston toimistoon kahden viikon sisällä kurssin alkamisesta. Lyhyt- tai viikonloppukurssit on maksettava 5 päivää ennen kurssin alkamista. Maksuja otetaan vastaan opiston toimistossa ma-pe klo 9-15 tai sopimuksen mukaan > ota yhteys opiston toimistoon p. 0207738733. Voit myös ottaa kuvakaappauksen sähköisen maksutapahtuman kuitista puhelimesi näytöltä ja lähettää sen opiston toimistoon.
5. Laskutuksen jälkeen meille toimitettuja Smartum- tai ePassimaksua emme hyväksy, vaan opiston lähettämä lasku on maksettava.
6. Opisto ei palauta Smartumilla tai ePassilla maksettua kurssimaksua, jos opiskelija peruu kurssin.

Tämän ohjeen tulkinnassa on osalla asiakkaista ollut epäselvyyttä, joten ohjeen kohtia 4 ja 5 on tarpeen tarkentaa.

Valmistelija: rehtori p. 040 585 1519

Päätösehdotus Kansalais- ja musiikkiopiston rehtori:

Opistolautakunta päättää tarkentaa Smartum- ja ePassimaksuohjeen kohdat 4 ja 5 seuraavanlaisiksi (muutokset lihavoituna). Tarkennukset astuvat voimaan heti.

4. Toimita Smartum-setelit tai maksa kurssi SmartumPayllä tai ePassilla opiston toimistoon kahden viikon sisällä kurssin alkamisesta. Lyhyt- tai viikonloppukurssit on maksettava 5 päivää ennen kurssin alkamista. Maksuja otetaan vastaan opiston toimistossa ma-pe klo 9-15 tai sopimuksen mukaan -> ota yhteys opiston toimistoon p. 040 640 4694. Voit myös ottaa kuvakaappauksen sähköisen maksutapahtuman kuitista puhelimesi näytöltä ja lähettää sen opiston toimistoon.

5. Laskutuksen jälkeen meille toimitettuja Smartum- tai ePassi-maksuja emme hyväksy, vaan opiston lähettämä lasku on maksettava. Mikäli asiakas maksaa omatoimisesti mobiilimaksuna (SmartumPay tai ePassi) kurssimaksun laskutuksen jälkeen, Smartum- tai ePassimaksua ei huomioida eikä sitä palauteta.

Päätös Hyväksyttiin."